Основные направления совершенствования архивной работы. Особенности процесса информатизации архивов Информационное обеспечение деятельности архивных учреждений и организаций

22.11.2023 | Безопасность

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Минобрнауки России

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российский государственный гуманитарный университет»

Историко-архивный институт

Факультет архивного дела

Курсовая работа

Информатизация архивной отрасли в Российской Федерации

Москва 2015

Введение

3.1 Архивные документы на нетрадиционных носителях

4.1 Международное сотрудничество

Заключение

Список источников и литературы

Введение

В данном исследовании рассматривается Информатизация архивной отрасли в РФ, с акцентом на ее историю, цели и объекты. Также будут рассмотрены новые информационные технологии и их применение в архивном деле. Предмет курсовой работы - информационные технологии в архивном деле Российской Федерации.

Цель данного исследования - рассмотрение истории информатизации архивной отрасли, рассмотрение целей и объектов информатизации, а так же изучение ее развития на современном этапе и применения новых информационных технологий в архивном деле.

Для этого необходимо выполнить следующие задачи:

· Раскрыть понятие «информатизация» и «архивное дело»

· Рассмотреть этапы информатизации архивного дела в России

· Рассмотреть объекты и цели информатизации архивного дела РФ

· Рассмотреть применения информационных технологий в архивном деле

· Освятить какие проблемы были и остаются в сфере информатизации архивного дела.

Последние годы вопросам внедрения современных информационных технологий во все сферы жизни нашего общества придается большое значение на самом высоком уровне. Федеральные ведомства начинают использовать системы электронного документооборота, переводятся на обмен документами в электронной форме, устанавливается прямое взаимодействие самых разных информационных систем, делается упор на предоставление государственных услуг в электронной форме. Особое внимание уделяется и процессу оцифровки (создания электронных копий) архивных документов. Остро стоят вопросы необходимости внедрения информационных технологий единовременно и централизованно в общеотраслевом масштабе. В настоящее время архивная информация становится самостоятельным фактором социального и экономического развития общества. Возрастает ее роль в принятии решений в области политике и социальной сфере, в связи с тем, что обладание нужной информацией обеспечивает получение политических и экономических преимуществ. В ситуации востребованности архивной информации при больших объемах ее хранения традиционные информационные технологии, сложившиеся в архивной отрасли теряют свою эффективность. В связи с этим требуются новые подходы к информатизации в архивах и разработки методов повышения эффективности информационных технологий в архивной отрасли. Поэтому сейчас как никогда тема информатизации архивной отрасли является актуальной и значимой. Практически невозможно уже представить себе сферу человеческой деятельности, в которой компьютеру пока не нашлось применения. А при работе с документами его значение трудно переоценить. В архиве же он становится незаменимым помощником, так как ускоряет поиск требуемых документов и запрашиваемой информации, упрощает доступ к ним, систематизирует все вносимые данные, оказывает неоценимую помощь при составлении справочного и информационно-поискового материала по фондам архива.

Проблемы информатизации архивной отрасли, ее развитие, ее плюсы и минусы широко обсуждаемы в отечественной литературе. Особо стоит отметить такие работы, как: работы В.П.Козлова, руководителя Федерального архивного агентства, содержащие методические, теоретические аспекты, современный взгляд и мнения на процессы, происходящие в отечественной архивной сфере: «Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет»10, «Архивы России в 1997 г.: По материалам расширенного заседания коллегии Росархива 24 марта», «Историк и архивист: общее и особенное профессий», «Результаты 2001 г. дают основания для сдержанного оптимизма: (доклад на расширенном заседании коллегии Федеральной архивной службы России)», «Российские архивы в условиях административных реформ». В статье коллектива авторов Е.В. Алексеевой, Л.П. Афанасьевой, Е.М. Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: внедрение информационных технологий в работу архива» сформулированы и представлены современные цели и задачи автоматизации архивного дела, объекты автоматизации работы архива, вопросы создания информационно-поисковых систем архива, вопросы организации внедрения информационных технологий в архиве. В последние годы появились архивоведческие работы, посвященные теории, истории и организации информатизации в архивном деле. Большой вклад в развитие данных вопросов внесли И.Н. Киселев, Л.П. Афанасьева и др. В работе Киселева И.Н. «Информационное общество и архивы России» представлен, практически, проект развития отечественной архивной сферы в условиях внедрения автоматизированных архивных технологий. Автор отмечал проблемы, тормозящие развитие информатизации архивной сферы, но в тоже время в теоретическом плане представил черты, которые будут иметь отечественные архивы и архивное дело в информационном обществе.

В качестве источников работы использовались такие нормативные акты и документы:

· Концепция информатизации архивного дела России 1995 года;

· Федеральных законов: от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»; от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»; от 06.04.2011 № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием федерального закона „Об электронной подписи“».

· Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации/Росархив, ВНИИДАД. - М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН), 2002

· Основные правила работы архивов организаций/Росархив, ВНИИДАД. - М., 2002

· Постановлений Правительства Российской Федерации: № 754 от 22.09.2009 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; № 697 от 08.09.2010 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»; № 751 от 07.09.2011 «О внесении изменений в Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти».

· Программа информатизации архивного дела России (1997--2000 гг.).

· "Концепция формирования информационного общества в России" Одобрена решением Государственной комиссии по информатизации при Государственном комитете Российской Федерации по связи и информатизации от 28 мая 1999 г. № 32

Работа состоит из Введения, 4 глав с подпунктами, заключения и списка источников и литературы.

Информационные процессы в современном мире глубоко затрагивают Россию, сейчас информация выступает как мощный фактор влияния на все сферы государственной и общественной жизни. Информация трансформируется в особую экономическую категорию, имея высокие ценностные и стоимостные значения, информация превращается в важнейший ресурс государственного и социально-культурного развития, становится объектом не только интеллектуального, но и экономического интереса для представителей различных сфер государственной, общественной и частной жизни. Разрушая пространственные, временные, социальные, языковые и иные барьеры, глобальная информационно-коммуникационная система существенно повышает возможности культурного взаимодействия. С активным развитием информационных технологий, внедрением их в управленческую деятельность появляются и используются новые виды документов - машиночитаемые и электронные. А значит, возникают вопросы работы с такими документами и вопросы их сохранности в рамках архива и обеспечении возможности использования. Изменение технологий создания «технотронных» документов, влечет за собой необходимость решения задач архивного хранения, учета и обеспечения доступа к таким документам. В области архивного дела информатизация представляет собой процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использование в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Быстрое развитие электронной техники привело к дальнейшему совершенствованию информационных и архивных технологий - многие архивы оснастились персональными компьютерами и настольными издательскими системами; появились новые возможности по обеспечению сохранности архивных документов, обеспечению их обработки и использования.

архивный информатизация программный лингвистический

Глава 1. История информатизации архивной отрасли

1.1 Понятие информатизации и архивного дела

Архивное дело - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

Информатизация архивного дела - 1.это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. В ходе этого процесса необходимым остается выполнение задачи сохранения и защиты архивов.

2. это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.

1.2 Этапы информатизации архивного дела в Российской Федерации

История автоматизации архивного дела тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации. Вместе с тем для каждого этапа характерна своя трактовка роли автоматизированных технологий в развитии архивного дела в стране. В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов.

1. Период с конца XIX в. до 1950-х гг. - на этом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.

2. Период с конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. - на этом этапе автоматизация архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. На этом этапе автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Основным итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела. Однако именно на базе междисциплинарных исследований 1960-х гг., сблизивших архивоведение и теорию информации, получил развитие «информационный подход в архивоведении», представленный трудами В.Н. Автократова, К.Б. Гельмана-Виноградова, К.И. Рудельсон, Р.Н. Ефименко и др. Это во многом определило современные представления о теории классификации и фондирования, научно-справочном аппарате, анализе интенсивности использования ретроспективной документной информации.

3. Период второй половины 1970-х гг. - первой половины 1980-х гг. - этот этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем (далее - АИПС). Эволюция носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения, а так же с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления во всех отраслях хозяйства. На эти системы, согласно решениям XXIV съезда КПСС, возлагалась миссия по ликвидации чуть ли не всех проблем развития экономики. Результатом этого процесса стал тот факт, что к началу 1980-х гг. перед архивами впервые встал вопрос об отборе на государственное хранение машиночитаемых документов, отложившихся в деятельности отраслевых государственных вычислительных центров. Вместе с тем этот период, безусловно, ценен позитивным опытом по контролю и унификации процессов автоматизации управления в рамках Государственной автоматизированной системы научно-технической информации, включавшей сеть автоматизированных центров и распределенных автоматизированных банков данных. В этот период в связи с участием в международном информационном обмене впервые встал вопрос о стандартизации создания и хранения машиночитаемых документов. В этот же период зародилось такое направление архивной информатики, как применение автоматизированных систем обработки изображений для реставрации документов, начало, которому положили разработки Научно-исследовательского центра технической документации в области реставрации фото- и фонодокументов. Вместе с тем, несмотря на накопленный опыт, автоматизированные технологии не вызвали существенных изменений в методике архивного дела и на данном этапе. Такие изменения связаны с массовым распространением в начале 1980-х гг. сравнительно дешевых персональных компьютеров, а также интенсивной разработкой программного обеспечения для них. Совершенствование пользовательского интерфейса этих программ, появление удобных и простых для освоения непрофессионалом оболочек операционных систем, систем управления базами данных, текстовых и графических редакторов, издательских систем, программ для сканирования и оптического распознавания символов, появление емких и сравнительно надежных носителей информации (магнитных и оптических) значительно упростили общение пользователя с компьютером. Таким образом, электронно-вычислительная техника в большинстве развитых стран мира стала неотъемлемой принадлежностью рабочего места специалиста любой отрасли. Этот процесс, пусть с опозданием почти на десятилетие, затронул и отечественные архивы.

4. Период второй половины 1980-х - 1990-х гг. - этап связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были Научно-исследовательский центр технической документации СССР (Российский научно-исследовательский центр космической документации), Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, Центр хранения историко-документальных коллекций, Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов власти и органов государственного управления СССР (Государственный архив Российской Федерации) и другие архивы. Основные направления информатизации архивного дела в этот период вытекают из главных задач и функций учреждений Государственной архивной службы России:

1. обеспечение сохранности и государственного учета документов Архивного фонда РФ;

2. комплектование Архивного фонда РФ и экспертиза ценности документов, ориентированные на автоматизированное выполнение работ, которые связаны с комплектованием Архивного фонда РФ. Сюда относится программа, обеспечивающая учет учреждений источников комплектования. Разрабатывается программа, определяющая состав документов, подлежащих архивному хранению;

3. научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов Архивного фонда РФ охватывает все задачи использования документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдача архивных справок, учет использования документов. Один из результатов решения задачи учета использования - это обоснование состава страхового фонда и фонда пользования и, следовательно, обеспечение сохранности документов;

4. организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных архивов и архивов организаций, и контроль за организацией документов в делопроизводстве учреждений. Программное обеспечение способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом.

В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

Для государственных архивов в 1995 году Росархивом была разработана концепция информатизации архивного дела России, на основе которой была создана Программа информатизации на 1997 - 2000 гг. В соответствии с концепцией предусмотрено создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов.

В соответствии с концепцией информатизации архивного дела в государственном архиве целесообразно создание универсальной системы архива, реализованной на унифицированном по отрасли программном обеспечении. Эта система должна быть многоуровневой и многофункциональной, включать в себя описание архивных документов, автоматизированную поддержку учёта и поиска архивных документов; контроль за обеспечением сохранности документов; внедрение списков источников комплектования, учёта использования документов архива.

На современном этапе - развитие информационного обслуживания архивных учреждений определяется общим процессом информатизации. Создание автоматизированной информационной службы должно быть основано на использовании современных программно-технических средств и коммуникаций, достижении конкурентоспособности производимой информационной продукции и услуг по соотношению «цена/полезность» для потребителей информации, предоставлении удалённого (через модемы) и автономного (через копии на CD-ROM и дискетах) доступа к информации, подготовке и распространении электронных изданий, формировании электронных информационных массивов.

Программа «Архивный фонд»

С 1996-1997 года, согласно концепции Росархива, началось внедрение серии интегрированных типовых АИПС под общим названием «Архивный фонд». Вторая версия этой программы представляет собой интегрированную информационную систему, соединяющую в себе функции учётных и информационных справочников на уровне фонда, а также предоставляющую сведения о наличии и состоянии дел для обеспечения их сохранности. С помощью данной программы архивисты получили возможность создавать в автоматизированном режиме основной документ централизованного государственного учёта. Третья, дополненная версия программы позволяет получить и распечатать также документы внутреннего учёта архива. Программа прекрасно работает в сети, имеет современный графический интерфейс.

В настоящее время общеотраслевая программа «Архивный фонд» внедрена в подавляющем большинстве государственных архивов. Программа призвана решить задачу компьютеризации учёта документов в масштабе отрасли и создать единую систему централизованного государственного учёта.

Формат программы, согласно приказу «Об утверждении временного порядка автоматизированного государственного учёта документов Архивного фонда РФ», является общеотраслевым.

Согласно данным Росархива, к 2000 г. программу «Архивный фонд» внедрило 12 федеральных архивов, 59 государственных и 142 муниципальных архива субъектов РФ. Программа внедряет не только в архивах, но и в Государственном историческом музее.

«Программа информатизации архивного дела в РФ»

На основе Концепции была утверждена и разработана первая отраслевая программа - «Программа информатизации архивного дела в РФ» (1997-2000 гг.) Программа предполагала реализацию конкретных задач в области научных и методических работ, кадрового обеспечения, организационных и практических работ по информатизации архивного дела. Программа предусматривала:

· создание единой информационно-правовой базы информатизации

· разработку принципов функционирования архивной информационной сети обслуживания пользователей (структура, формат, единые классификаторы и стандарты описания)

· создание и ведение типовых БД по основным направлениям работы архивов

· внедрение межархивных БД: реализация проектов создания автоматизированного Центрального фондового каталога; БД «Паспорт архива», «Справочники по документам архивного фонда РФ», «Государственный реестр уникальных документов АФ», «Зарубежная архивная Россика»; «Базы и банки данных учреждений архивной отрасли» и другие. Планировалось также создание гипертекстовой базы данных по методическому обеспечению деятельности архивов

· проведение работ по защите информации в архивах

К настоящему времени в её реализации достигнуты значительные результаты. Так, в области создания единой правовой базы информатизации большое значение имели разработка, и начало внедрения нового издания Основных правил работы архивов организаций и Основных правил работы государственных архивов (2002 г.). Информатизации работы архива с традиционными документами посвящены разделы Основных правил работы государственных архивов об учётных БД, автоматизированном НСА и организации применения информационных технологий в архиве.

Таким образом, программа представляла собой комплексный документ, в ходе реализации которого информатизация на уровне архива, региона и всей отрасли должна была подняться на качественно новую ступень.

Федеральные программы развития архивного дела - Информатизация архивного дела в рамках отрасли развивается в соответствии с федеральными программами: подпрограммой «Развитие архивного дела» федеральной целевой программы «Развитие и сохранение культуры и искусства РФ» 1997-1999гг. (1996г.); подпрограммой «Архивы России» федеральной целевой программы «Культура России» на 2001-2005гг., (2000 г.); федеральной целевой программой «Электронная Россия» на 2002-2010 гг. (2002г.).

«Развитие архивного дела»: Программа ставила главной задачей - обеспечение сохранности документов Архивного фонда РФ, повышения уровня безопасности архивов. Программа предусматривала создание автоматизированной системы централизованного учёта документов архивного фонда РФ, создание автоматизированного НСА для расширения доступа к архивной информации, создание тематических и полно текстовых баз данных. Большое влияние на развитие архивного дела оказала федеральная целевая программа «Электронная Россия» . Основные цели программы предусматривают в результате внедрения информационно-коммуникационных технологий. Постановление Правительства РФ от 28.01.2002 N 65 (ред. от 09.06.2010) "О федеральной целевой программе "Электронная Россия (2002 - 2010 годы)"

Глава 2. Цели и объекты информатизации архивного дела

Под объектами информатизации понимают функции и направления работы архива, которые эволюционируют в результате внедрения современных информационных технологий. В настоящее время к объектам информатизации работы государственного и муниципального архивов и архива организации (ведомственного) относятся:

Комплектование архива и экспертиза ценности документов;

Создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);

Экспертиза ценности документов;

Комплектование, хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

Учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;

Создание страхового фонда и фонда пользования документами;

Информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений организации (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;

Контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

Контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях - источниках комплектования (для государственного и муниципального архивов).

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизации архивного дела приобретает особую значимость.

Цели информатизации архивного дела

Информатизация архивного дела имеет главной своей целью развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования Архивного фонда России и защиту его информационных ресурсов.

Среди основных задач ГАС Российской Федерации важнейшей является обеспечение права граждан на информацию, предоставление им широкого доступа к информационным ресурсам, находящимся в государственных архивах и центрах хранения документации (ЦХД). В настоящее время их использование затруднено как из-за удаленности многих архивов, так и вследствие недостаточно высокого уровня научного описания архивных материалов и их тематической разработки. Создание информационно-поисковых баз данных (БД), электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа через телекоммуникационные сети и системы позволят расширить доступ к архивной информации.

Внутриархивные БД учетного характера повысят точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, послужат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем даст возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволит более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, будет способствовать укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти .

Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивиста более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Применение современных информационных технологий позволит увеличить перечень платных услуг, повысить их эффективность.

Использование общероссийских и международных стандартов при автоматизации открывает российским архивам дорогу для интеграции в складывающееся общероссийское информационное пространство, для интенсификации международного сотрудничества.

Направления и принципы информатизации

Основные направления информатизации архивного дела вытекают из главных задач и функций учреждений ГАС России:

· обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);

· комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;

· научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;

· организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений

Значительная регламентация и типизация деятельности архивов, хранящих документы на бумажной основе, создает предпосылки для широкого использования принципа типизации при разработке и внедрении автоматизированных информационных технологических процессов. Существующие особенности в работе архивов с документами на пленочных носителях могут потребовать создания для них специализированных программно-технических комплексов. Наряду с этим в настоящее время уже назрела необходимость выработки концептуальных подходов к организации и технологическим аспектам работы с документами на машиночитаемых носителях. Наиболее важным направлением использования современных информационных технологий в деятельности архивных учреждений является организация учета документов Архивного фонда РФ. С реализацией этого первоочередного направления тесно связано создание автоматизированного справочного аппарата, в котором используется информация, накапливаемая в процессе учета документов.

Второе направление информатизации ориентировано на автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ. К нему относятся учет учреждений-источников комплектования, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах.

Третье направление охватывает задачи использования и публикации документов: организацию поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователям, составление и выдачу архивных справок, учет использования документов. Одним из результатов решения задачи учета использования является обоснование состава страхового фонда и фонда пользования, что в свою очередь относится к задачам, решаемым в рамках направления обеспечения сохранности документов.

Четвертое направление - применение средств автоматизации для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах. Этому способствует использование высокоэффективных общесистемных и прикладных программ, в том числе - текстовых и табличных процессоров, издательских систем, систем управления базами данных, гипертекстовых и мультимедийных технологий, которые позволяют создавать базы данных, содержащие копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания.

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно-управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие («Паспорт архива» и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений

Перечисленные направления информатизации тесно связаны по составу исходной информации и решаемым задачам. Поэтому их реализация должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

· преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

· преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

· системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

· внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

· сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Глава 3. Программное обеспечение в архивных учреждениях

В условиях широкого внедрения автоматизированных технологий и систем в практику работы архивных учреждений определяющее значение приобретает типизация методов и проектных решений при разработке их технического, алгоритмического, программного, информационного и организационного обеспечения. При разработке таких систем с использованием типовых модулей уменьшаются общие затраты, время разработки и внедрения, увеличивается надежность программного обеспечения за счет многократной его проверки, облегчается обучение и повышение квалификации пользователей. Применение типовых архивных технологий обеспечивает совместимость БД, созданных различными архивными учреждениями, возможность объединения их в единую архивную информационную сеть с горизонтальными связями между архивными учреждениями одного уровня и вертикальными связями между архивными учреждениями разных уровней.

Создание региональных автоматизированных фондовых каталогов, централизованных архивных баз данных, таких как Центральный фондовый каталог, Государственного реестра культурного наследия России (в части уникальных документов АФ РФ), БД по зарубежной архивной Россике, БД по архивной библиографии и др. невозможно без внедрения типовых архивных технологий. Типовые технологии позволят пользователю с одинаковой легкостью работать в различных архивах, не затрачивая времени на переобучение.

Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между госархивами и органами управления архивным делом, что важно для принятия своевременных и обоснованных управленческих решений. Типовые технологические решения, совместимые с развивающимися региональными и федеральными информационными системами, позволят быстро и качественно удовлетворять запросы органов законодательной и исполнительной власти.

Единые технологические принципы, учитывающие международные стандарты, предоставят возможность для активного и полноправного участия российских архивов в международных архивно-библиотечных системах и сетях.

Информационная поддержка основных видов деятельности государственных архивов и центров документации осуществляется путем создания типового ПО, его внедрения, практического использования комплекса взаимосвязанных БД. В оптимальном варианте эти БД функционируют в локальной вычислительной сети (ЛВС) архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз данных. Ядром этого комплекса является БД, содержащая сведения (на уровне фонда и описи) учетного характера, по сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Эта ключевая БД может быть практически реализована в виде локальной или распределенной базы данных (с горизонтальным или вертикальным распределением массивов) в зависимости от объема документов архива, видов технического оснащения, расположения хранилищ. К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных «Фондовый каталог», «Паспорт архива». Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Оптимальным вариантом для обеспечения единой политики в области информатизации в общеотраслевом масштабе является разработка и тиражирование по всем архивам одного и того же ПО для каждого из указанных видов БД. Для реализации этого подхода в настоящее время нет принципиальных препятствий. Проведенный анализ материалов анкетирования архивных учреждений, изучение структур существующих БД показал, что БД сходной направленности имеют в своей основе сходные наборы показателей при одинаковой их трактовке. Перевод накопленной информации в новые БД является вопросом технически несложным.

Архивы, начинающие информатизацию с работы в принятом для отрасли типовом программном обеспечении, автоматически используют стандартизированные наборы показателей и форматы данных.

Состав типового ПО определяется существующими нормативно-методическими документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем он может быть расширен на основе практики работы с архивными документами.

Архивное учреждение, принявшее решение о разработке собственного программного обеспечения вместо использования типового, включает в структуру информационных файлов стандартизованный перечень полей и предусматривает процедуры их преобразования в принятый по отрасли формат для обеспечения возможности их передачи в другие БД. Однако этот путь является менее рациональным с точки зрения материальных и интеллектуальных затрат.

Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках «госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив», «федеральный архив - Росархив».

3.1 Лингвистическое обеспечение

Лингвистическое обеспечение баз данных включает в себя разнообразные языковые средства представления данных (классификаторы, словари, тезаурусы) и лингвистические процессоры, обеспечивающие обработку текстов. Наибольшее значение в настоящее время для информатизации архивного дела имеют классификаторы.

Для адекватного и стандартизованного описания и результативного автоматизированного поиска архивной информации необходимо применение классификаторов, единых по архивной отрасли. Эффективное использование документов на машинных носителях (ДМН) возможно лишь в случае совпадения лингвистического обеспечения архивных и внеотраслевых БД. Архивная отрасль оказывается связанной с общим состоянием процесса стандартизации лингвистических средств в стране.

В настоящее время, как свидетельствуют материалы Национального доклада "Автоматизированные информационные ресурсы России. Состояние и тенденции развития" (1995), интенсивное создание баз данных в различных отраслях породило большое число локальных языковых средств, которые слабо стыкуются между собой и не учитывают международные стандарты в соответствующих областях. Деятельность по созданию и ведению общероссийских классификаторов, систем кодирования, нормативных словарей практически не ведется. Слабо связаны между собой разработки в области тезаурусов, специальных словарей и классификаций. Существующий разнобой в классификаторах значительно осложнит описание и использование ДМН после их передачи на государственное хранение.

Проблема создания лингвистического обеспечения для архивной отрасли существует и в отношении модификации единых схем классификации документной информации, различных тезаурусов и нормативных словарей, причем особенно остро - в связи с созданием совместимых БД госархивов и центров хранения документации.

Создание и ведение общероссийских схем классификации является проблемой национального масштаба и требует решения в рамках специальных государственных программ. Специалистам отрасли предстоит провести исследования в области языковых средств, используемых в архивной отрасли, принять участие в работах по созданию классификаторов, тезаурусов, нормативных словарей документной информации.

Необходимо централизованное ведение (подготовка, постоянное пополнение, уточнение и периодическая рассылка в архивные учреждения для замены устаревших вариантов) общеотраслевых автоматизированных схем классификации, нормативных словарей названий учреждений и организаций, географических названий и т.п. В последнем случае оптимальным вариантом является создание базы данных по административно-территориальным преобразованиям в России и СССР, которая при огромном самостоятельном значении для научной и практической архивной работы, могла бы служить также лингвистическим обеспечением для автоматизированного справочного аппарата.

3.2 Архивные документы на нетрадиционных носителях

К настоящему времени в учреждениях и организациях накоплен значительный массив документов на магнитных носителях, подлежащих приему на государственное хранение. Эти массивы представляют собой числовые и текстовые банки и базы данных, проектно-конструкторскую документацию, тексты компьютерных программ и т.п. Следует констатировать, что архивная отрасль не готова к работе с ДМН в силу большой сложности проблем, в том числе и финансового характера, решение которых необходимо для обеспечения приема, хранения и использования таких материалов.

Основным фактором, определяющим специфику указанных документов и порождающим трудности в их использовании, является то обстоятельство, что ДМН, в отличие от документов на традиционных носителях, неразрывно связаны с программным обеспечением (при более общем подходе - с информационной технологией), в рамках которого они создавались и трансформировались. Информационные технологии подвержены стремительному, а иногда - и революционному изменению. Крупнейшие производители ПО стараются обеспечить в своих новых продуктах преемственность по отношению к ранним версиям и возможность конвертации данных из одного формата в другой, однако это не решает проблем в отношении материалов многолетней давности, баз данных со связанными файлами, организации процедур переиндексации и т.п. Необходимо также учитывать, что значительный объем НТД на магнитных лентах создавался с помощью уникальных систем автоматизированного проектирования (САПР), работавших в устаревших операционных системах.

Необходимо провести обследование создаваемых ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение. Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов. Следует найти принципиальные подходы к решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования. Предварительный анализ показывает, что в этом случае предстоит значительная работа по созданию специфического справочного аппарата к полученным материалам, включающего описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения, документов вспомогательного характера. Обеспечение сохранности в этом случае сведется в основном к периодическому копированию всей информации, записанной на единичном носителе, проблему же чтения информации пользователь должен решать самостоятельно.

Другой подход предусматривает намного более активную роль архивистов в организации приема на государственное хранение и использования документов. Осуществляется прием на хранение достаточно ограниченного круга больших массивов машиночитаемой информации простой структуры, имеющих очевидную социально-экономическую значимость - первичных данных демографических переписей, социологических обследований и т.п. Принимаемые материалы, созданные в рамках любого ПО, переводятся силами самих архивистов в определенный формат, единый для всех ДМН такого рода. По запросу пользователю передается копия материалов на магнитном носителе в формате, принятом в архиве для этих материалов, или предварительно архивисты проводят конвертирование информации (на договорных условиях) в формат, удобный для пользователя. Накопленный зарубежный опыт показывает, что второй подход, в отличие от первого, обеспечивает активное использование ДМН, облегчает доступ к архивным материалам, открывает широкие возможности их передачи по телекоммуникационным сетям или распространения на оптических дисках. Доступность материалов такого типа может быть расширена за счет исключения из передаваемых пользователю данных, идентифицирующих респондента - в этом случае сведения не подпадают под законодательство о тайне личной жизни. Наконец, третий подход в более отдаленной перспективе может быть реализован с помощью создания и повсеместного внедрения унифицированных информационных технологий в ДОУ и т.д., которые применялись бы учреждениях-источниках комплектования, а также в читальных залах архивов.

Указанные подходы существенно различаются по критериям отбора документов на госхранение, порядком комплектования, организацией и процедурами обеспечения сохранности и использования, и соответственно, необходимыми финансовыми затратами, обеспеченностью техникой и программными средствами, требованиями к специализации и квалификации персонала. Весьма перспективным и активно развивающимся направлением информационной индустрии является в настоящее время создание гипертекстовых систем. С появлением технологий мультимедиа и включением аудио- и видеоматериалов в гипертекстовые системы можно говорить о системах, содержащих гипермедиа (или гиперзаписи), т.е. интегрирующих в одной системе документы, содержащие текстовую, графическую, звуковую и визуальную информацию. Освоение принципов и технологии создания гипертекстовых систем специалистами архивной отрасли полезно в двух аспектах. Во-первых, необходима разработка с участием архивистов методических рекомендаций (приближающихся к стандарту) по созданию систем навигации (точнее, той части систем, которая является метабазой) для того, чтобы при передаче гипертекстовых систем на государственное хранение данные метабазы могли быть включены в состав справочного аппарата архива.

Создание и тиражирование гипертекстовых систем найдет применение в деятельности ОЦНТИ, в сфере архивных научных исследований, в работе органов управления архивным делом с нормативно-методическими документами.

Существующий разнобой в ведомственных правилах создания, накопления и представления информации неизбежно отразится на проблемах комплектования архивов ДМН, способах их описания, хранения и использования. Фактически государственные архивы являются той узловой точкой, в которую должны прийти все разнотипные и разноплановые ДМН и где проблемы совместимости и стандартизации предстанут в самом концентрированном виде.

Анализ научных и экспериментальных исследований за рубежом показывает, что в области информационных технологий все более отчетливой становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и страхового фонда, при одновременном расширении доступа к архивным материалам по телекоммуникационным системам. В качестве носителя оцифрованной информации выступают оптические диски (ОД), на современном этапе являются наиболее емким и сравнительно дешевым средством хранения информации, долговечным и удобным в использовании.

Оцифрование архивных документов дает возможность качественно изменить систему работы пользователей, то есть практически совместить их работу с НСА и архивными документами. Получающий все большее распространение автоматизированный многоаспектный тематический поиск позволяет идентифицировать нужный документ, который можно просмотреть на экране и или получить копию его факсимильного изображения на бумаге или в виде файла. Вариант с получением электронной копии документа надежен также при доступе с удаленного терминала с помощью телекоммуникационных сетей.

Использование ОД и технологий мультимедиа открывает новые перспективы в публикаторской деятельности архивов: становится возможным в одном издании соединить текстовые, графические, фото-, фоно - и видеодокументы.

Ориентация на использование методов оцифрования в архивном деле получает подкрепление в виде ряда объективных факторов, общих для современного уровня технологического развития, и специфичных для ситуации в стране: совершенствование и одновременное снижение стоимости компьютерной техники и носителей, развитие программного обеспечения, развертывание компьютерных сетей происходит одновременно с повышением стоимости материалов для создания СФ и фонда пользования традиционными методами.

Необходимо проведение комплекса экспериментальных работ по внедрению технологий оцифрования и хранения на оптических дисках архивных документов, в т.ч. разработка требований к выбору номенклатуры архивных документов различных типов, подлежащих оцифрованию, выбор или разработка оптимальной системы автоматизированного поиска изображений на оптическом диске, разработка технологических инструкций по экспериментальному оцифрованию архивных документов различных типов, выбор и адаптация программ распознавания текста. Одним из результатов этой работы может явиться дополнение Правил научной публикации исторических источников разделом, регулирующим подготовку к изданию архивных материалов в электронной (оцифрованной) форме.

Глава 4. Итоги и перспективы развития информатизации в архивном деле

За прошедшее десятилетие с момента завершения программы в Российской Федерации и в архивном деле произошли кардинальные изменения. В 2004 г. был принят Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации", изменивший статус Федеральной архивной службы. Затем (в 2006 и 2010 гг.) был принят целый ряд Федеральных законов, постановлений, распоряжений и указов, которые выдвигают на первый план необходимость анализа существующего положения в области информатизации архивной сферы и выработки единой перспективной программы информатизации Федерального архивного агентства.

Подобные документы

Правовые основы информационной работы. Государственные информационные ресурсы, которые как элемент имущества находятся в собственности государства. Библиотечная сеть и информационные ресурсы архивного фонда Российской Федерации. Статистическая информация.

реферат , добавлен 22.06.2011

Цели и направления информатизации общества. Состав инфраструктуры информатизации. Факторы, влияющие на становление информационных технологий. Анализ состояния государственных информационных ресурсов. Информатизация в социальной и экономической сферах.

контрольная работа , добавлен 23.06.2011

История развития IT-сферы, средства информатизации. Типовая структура хранения данных. Уровни изучения информации. Области приложения информационных технологий в экономике. Универсальное программное обеспечение. Финансово-экономические пакеты программ.

учебное пособие , добавлен 09.04.2014

Операционная система: назначение и классификация. Общая характеристика и основные механизмы операционной системы Windows. Средства подготовки текстовых документов в Windows. Понятие самораспаковывающегося и многотомного архивов, файловой системы.

реферат , добавлен 05.10.2011

Классификация программного обеспечения, его особенности, назначение. Программное обеспечение для работы с текстом, изображением, прикладное, офисное, для работы в Интернете. Системы программирования, специфика программного обеспечения, что такое вирусы.

презентация , добавлен 25.02.2010

Состояние информационной безопасности Российской Федерации и основные задачи по ее обеспечению. Национальные интересы РФ в информационной сфере и их обеспечение. Права граждан на доступ к информации, охрану персональных данных, личную и семейную тайны.

лекция , добавлен 25.07.2013

Совершенствование процесса информатизации государственных общеобразовательных учреждений. Материальная база и выявление сильных и слабых сторон процесса информатизации общего образования на примере школ №62 и №83 Выборгского района Санкт-Петербурга.

дипломная работа , добавлен 22.06.2012

Основные задачи в области обеспечения информационной безопасности Российской Федерации. Базовые угрозы информационным системам. Организация защиты информации от несанкционированного доступа. Вредоносное программное обеспечение. Создание цифровой подписи.

дипломная работа , добавлен 08.11.2013

Сущность понятия "программное обеспечение". Типы прикладных программ. Современные системы программирования для персональных компьютеров. Уровни программного обеспечения: базовый, системный, служебный. Классификация служебных программных средств.

реферат , добавлен 01.04.2010

Системное, инструментальное и прикладное программное обеспечение. Современные настольные издательские системы. Программные средства мультимедиа. Системы искусственного интеллекта. Прикладное программное обеспечение автоматизированного проектирования.

Характеризуя деятельность архивной службы за 2013 год, следует отметить в числе особенностей отчетного периода формирование современной информационной инфраструктуры, позволяющей совершенствовать работу архивов на основе широкого внедрения новейших технологий и принципиально новых подходов к решению актуальных задач.

Для расширения доступа к архивным документам в рамках создания электронного архива переведено в электронную форму около 8 тыс. единиц хранения, оцифрованы описи практически на 500 тыс. единиц хранения, в электронные описи внесено более 232 тыс. дел. В базу данных «Архивный фонд» введена информация обо всех фондах, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.

Данная работа имеет важное значение в условиях роста посещаемости архивных сайтов и резкого увеличения количества обращений, поступающих по современным каналам связи: в сравнении с 2012 годом их количество увеличилось в 4 раза. При этом сохраняется устойчивая тенденция поступления большого количества обращений в архив.

Об особой социальной роли и значимости архивов свидетельствует то, что практически 90% обращений в архивы составляют запросы о предоставлении сведений для подтверждения пенсионных и имущественных прав граждан. Поэтому очень важно сокращение в отчетный период сроков рассмотрения запросов до 17 дней и увеличение количества положительных ответов на социально-правовые запросы до 92,7%. По итогам мониторинга общественного мнения удовлетворенность граждан составляет 100%, что отвечает задачам, определенным в Стратегии развития архивного дела.

Значительный резонанс имела выставочная деятельность, давшая возможность ознакомить общественность с неизвестными ранее архивными документами.

Удовлетворенность населения предоставляемой архивной информацией во многом зависит от качества комплектования и обеспечения сохранности документальных фондов. В связи с этим в целях предотвращения утраты документов в организациях активизирована работа по их подготовке к передаче на хранение в архивы. В отчетный период упорядочены и экспертно-проверочной комиссией комитета утверждены описи более чем на 21,7 тыс. дел управленческой документации. Вместе с тем, анализ свидетельствует о сохранении тенденции превышения объемов приема документов по личному составу над управленческой документацией.

Комплексный характер носили реализованные в 2013 году мероприятия в области обеспечения сохранности документов. Главным образом они были направлены на укрепление и развитие материально-технической базы архивов, улучшение условий хранения документальных фондов.

Задачам совершенствования хранения документов была подчинена и модернизация технологического оборудования.

Несмотря на отмеченные недостатки, итоги деятельности архивной службы в целом свидетельствуют о высоком профессиональном, информационном, кадровом потенциале архивов и эффективном выполнении задач, определенных Стратегией развития архивного дела.

В связи с этим эффективность работы архива по итогам 2013 года определялась с учетом рейтинговых оценок по выполнению таких ведущих показателей как:

предоставление архивной информации пользователям;

упорядочение и прием документов на хранение в архивы;

ведение базы данных «Архивный фонд»;

выполнение объемов работ по оцифровке архивных документов;

наличие нарушений нормативных требований;

качество подготовки документов и вопросов для рассмотрения коллегиальными органами.

Одним из основных мероприятий следует назвать применение системы «Ведомственный архив организации».

Типовое прикладное решение «Ведомственный архив организации» предназначено для автоматизации бизнес-процессов деятельности архивной службы и ответственных делопроизводителей подразделений организации в соответствии с правилами делопроизводства и архивного дела.

Общая функциональная структура «Ведомственного архива организации» показана на рис. 1 и описана в табл. 1.

Таблица 1. Функциональное описание системы «Ведомственный архив организации»

	Подсистема	Описание
		Ведение в электронном виде НД подразделений с распределенной системой прав доступа. Согласование электронной НД подразделений с уполномоченными сотрудниками архива с возможностью возврата номенклатуры дел на доработку и указанием причины возврата. Сопровождение процесса согласования рассылкой почтовых уведомлений сотрудникам. Внесение изменений в НД подразделений текущего года, автоматическую актуализацию сводной НД. Контроль процесса подготовки НД в подразделениях со стороны уполномоченных сотрудников архива. Поиск НД.
	Работа со сводной НД предприятия	Автоматическое формирование сводной НД предприятия после завершения процедур согласования электронной номенклатуры подразделений. Поиск сводной НД.
	Работа со сдаточными описями	Формирование сдаточных описей дел (формирование в системе сдаточной описи по установленному шаблону, редактирование сдаточной описи, направление сдаточной описи на проверку в архив, формирование обложек дел, в том числе и массовое). Проверка сдаточной описи уполномоченными сотрудниками архива с возможностью возврата на доработку и указанием причины возврата. Сопровождение процесса согласования рассылкой почтовых уведомлений сотрудникам. Поиск описей.
	Работа с внутренними описями	Формирование в системе внутренней описи дела по установленному шаблону. Редактирование внутренней описи дела.
	Прием и размещение дел в архиве	Автоматическое создание регистрационных карточек (далее - РК) на дела в архиве. Формирование сдаточных описей. Автоматическое или ручное заполнение топографических указателей в РК.
	Работа с заявками в архив	Формирование электронной заявки (формирование в системе электронной заявки по установленному образцу, редактирование электронной заявки, направление электронной заявки в архив), исполнение электронной заявки (автоматический поиск дел/документов по информации, указанной в заявке, управление признаками «исполняется», «исполнена», внесение информации о проделанной работе, возврат заявки в случае, если указано недостаточное количество информации для поиска). Сопровождение процесса исполнения заявки рассылкой почтовых уведомлений сотрудникам. Ведение журнала учета заявок, контроль их исполнения.
	Формирование аналитических данных	Формирование статистической отчетности по всем направлениям деятельности ведомственного архива по заданным параметрам в виде регламентных и оперативных статистических отчетов, например: учет поступлений/выбытия единиц хранения, учет поступивших и исполненных заявок, формирование статистических таблиц для отдельного дела/ед.хранения, учет выполненной сотрудниками архива работы, статистика количества сдаточных описей, отчет «Постеллажный справочник», отчет «Движение дел в архиве» и т.д.
	Формирование бумажных копий документов	Обеспечивает возможность получения бумажных копий следующих документов: номенклатура дел, сдаточная опись дел, внутренняя опись дела, акт о выделении к уничтожению, заявка на выдачу дел или поиск документов в архиве, регистрационная карточка дела/единицы хранения.
	Обеспечение процесса уничтожения дел	Формирование акта о выделении к уничтожению документов/дел, не подлежащих хранению. Согласование акта о выделении к уничтожению. Продление срока хранения дел.
	Поиск единиц хранения	Реализована возможность поиска единиц хранения в архиве по заданному списку критериев с учетом распределенной системы прав доступа.
	Журнал аудита действий пользователей	Обеспечивает возможность автоматического формирования и ведения журнала аудита действий пользователей в системе.
	Управление пользователями и правами доступа	Обеспечена возможность следующих действий над учетными записями пользователей: создание учетной записи, удаление учетной записи, редактирование учетной записи.
	Работа с электронными документами	Автоматическое формирование электронных дел. Поиск электронных дел по номенклатуре. Универсальный поиск электронных документов. Просмотр электронного дела при приеме дел в архив.
	Управление справочниками	Все справочники, входящие в состав системы, обладают следующей основной функциональностью: постоянное хранение данных справочников, добавление новых элементов, редактирование элементов, удаление (удаление элементов возможно лишь в том случае, если другие существующие объекты системы не ссылаются на удаляемый элемент), просмотр элементов, просмотр списка элементов, фильтрация и сортировка списка элементов, поиск элементов. Типовой перечень справочников (может быть расширен): справочник категорий документов - список принятых в системе категорий документов, справочник инициаторов запросов - список принятых в системе инициаторов запросов, справочник мест хранения документов - список мест хранения документов, справочник архивохранилищ - список архивохранилищ, справочник подразделений, справочник сотрудников подразделений.
	Потребление справочников из внешних систем	Обеспечивается функционал интеграции с внешними системами- источниками эталонных справочных данных (справочник организационной структуры предприятия и справочник сотрудников предприятия).

Рис.1.

На основе компонентов типового прикладного решения осуществляется адаптация (путем функционально-технологической настройки компонентов), то есть поддержка специфики конкретного предприятия. Учитываются особенности работы архива, подразделений, ответственных за делопроизводство и др. На основе адаптированного решения выполняется внедрение системы. Оно включает установку и тестирование программного обеспечения, выпуск эксплуатационной документации, подготовку персонала (администраторов и пользователей), проведение опытной эксплуатации с внесением изменений в настройки решения по возникающим требованиям.

Годовые ведомственные показатели позволяют более объективно и беспристрастно оценить работу архивов. Поэтому комитетом будет продолжен анализ эффективности деятельности государственных и муниципальных архивов по указанным критериям. Это будет способствовать своевременному выявлению «узких мест», проблем и реализации мер по их устранению.

Во исполнение решений коллегии Росархива в приоритетном порядке важно продолжить реализацию мер по наращиванию информационной полноты баз данных «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», так как уже в этом году Федеральное архивное агентство планирует обеспечить доступ пользователей сети Интернет к БД, созданным государственными и муниципальными архивами. Таким образом Росархив предполагает создать автоматизированный информационный ресурс, позволяющий в электронном виде реализовать одну из основных архивных услуг - предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и местах их хранения.

Для повышения престижа архивной службы важно повысить качество подготовки материалов, обеспечить продуманность и обоснованность очередности их размещения в сети Интернет. При этом недопустим случайный выбор документов для публикации.

Главным долгосрочным приоритетом является создание комфортных условий приема посетителей и удобства предоставления услуг. Поэтому План реализации Стратегии дополнен также положениями, ориентирующими деятельность архивов на приоритетность интересов граждан. Без этого невозможно достижение задач по обеспечению перехода к стандартам государственных услуг нового поколения, основанным не на позиции исполнителя, а на позиции потребителя этих услуг - гражданина, который обращается за получением архивной информации.

Уточнен также раздел о ресурсном обеспечении Плана реализации Стратегии, который учитывает целенаправленное проведение мероприятий, направленных на повышение кадрового потенциала архивной службы: создание условий для профессионального и социального роста архивистов, обеспечение обучения новым прикладным технологиям, широкое использование достоинств молодого поколения, способного вырабатывать новые подходы к решению проблем и предлагать неординарные варианты. Рекомендуется разработать планы повышения квалификации в каждом архивном органе и учреждении. В них учесть непрерывное повышение квалификации специалистов и обучение их новым технологиям. При этом важно гораздо полнее учитывать в зарплате квалификацию и профессиональные достижения специалистов. Оценка работы должна производиться с учетом конкретного вклада каждого специалиста в развитие архивного дела, в оказание обществу и гражданам конкретных услуг, а также открытость к переменам и вклад в решение стратегических задач.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Размещено на http://www.allbest.ru/

1.1 Объекты и цели информатизации
1.2 Принципы и направления информатизации
2. История информатизации
5. Архивные документы на нетрадиционных носителях
5.1 Электронный документооборот и его особенности применения в архиве
6. Программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений
Введение
Достижение последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров позволили успешно использовать персональный компьютер в архивном документообороте. Сегодня в целом развитие страны не обходиться без компьютера. Раньше работа с документами требовала времени и больших затрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Документы размещали на огромных стеллажах архива, невозможно было в короткое время определить на каком стеллаже находиться запрашиваемый документ. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в архивном документообороте. Компьютерные программы позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивать регистрацию документов и их движение внутри и вне архива.
Актуальность работы заключается в том, что именно сейчас, когда вся страна перешла на компьютерные технологии и когда разработаны программы для ведения архива, необходимо повсеместное внедрение их в архив.
Объектом курсовой работы является архивное дело.
Предмет курсовой работы - информационные технологии в архивном деле Российской Федерации.
Целью моей курсовой работы является изучение применения новых информационных технологий в архивном деле.
Задачами моей курсовой работы являются:
1) Работа с документальными источниками, с нормативно-методической литературой, с периодическими изданиями(журналами, газетами, сайтами Интернета)
2) Овладение новыками и умением работать с архивной документацией, подготовка в профессиональной деятельности в архиве.
3) Совершенствование методов работы в документами.
4) Теоретическая подготовка по методике работы с архивными документами.
Значимым элементом существования современного мира являются информационные технологии, проникнувшие практически во все сферы социальной деятельности, в том числе и в архивное дело. Поэтому практическая значимость данной курсовой работы в том, что она поможет проследить этапы информатизации архивного дела и изучить применения новых информационных технологий в архивном деле.
1. Понятие архивного дела и информатизации
Архивное дело в Российской Федерации (далее также - архивное дело) - деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.
Информатизация архивного дела - это процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информации, а также использования в работе архивов компьютерной техники программного обеспечения.

1.1 Объекты и цели информатизации

1) комплектование архива и экспертиза ценности документов;

2) создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников по всем документам архива в целях ускорения процессов поиска информации (номенклатуры дел, описей, каталогов, указателей и др.);

3) экспертиза ценности документов;

4) комплектование, хранение и поиск документов на электронных носителях, создаваемых в учреждении (для ведомственного архива) или в учреждениях-источниках комплектования (для государственного архива);

5) учет документов архива и контроль за обеспечением сохранности документов;

6) создание страхового фонда и фонда пользования документами;

7) информационно-справочная работа, контроль за исполнением запросов, поступающих в архив от структурных подразделений организации (для ведомственного архива), других учреждений, исследователей и граждан;

8) контроль над делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства (для ведомственного архива);

9) контроль за внедрением автоматизированных систем делопроизводства и электронного документооборота в учреждениях - источниках комплектования (для государственного и муниципального архивов).

1) повышение точности и оперативности учета документов в архиве;

2) получение сводных статистических данных и осуществления статистического анализа документооборота учреждения, движения документов в ведомственном архиве, анализа эффективности и интенсивности использования документов;

3) повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

4) обеспечение сохранности документов - создание страхового фонда и фонда пользования на электронных носителях путем оцифровывания (сканирования) архивных документов;

5) создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

6) формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраслевого уровня.

7) избавление труда архивиста от рутинных операций

1.2 Принципы и направления информатизации

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

1) преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

2) преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;

3) системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: архивные автоматизированные технологии представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;

4) внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;

5) сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Реализация этих принципов должна осуществляться в определенной последовательности, обеспечивающей минимизацию затрат ресурсов при получении наибольшего эффекта. Основные направления информатизации:

1) организация учета документов Архивного фонда РФ;

2) учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

3) совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;

4) формирование страхового фонда и фонда пользования;

5) проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;

6) автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

информатизация архив документооборот

2. История информатизации

История механизации и автоматизации тесно связана с историей эволюции вычислительной техники и носителей информации.

В истории механизации и автоматизации архивного дела можно выделить несколько этапов:

1) Период с конца XIX в. до 1950-х гг. - на этом этапе механизация касалась в основном ведомственных архивов. Применение средств «малой механизации» было эпизодическим и ограничивалось использованием матричных носителей информации (ручных перфокартотек, перфолент, кодексов) и счетно-перфорационных устройств для решения конкретных задач в области учета населения (переписи населения), планирования, отчетности на производстве и т.д.

2) Период с конца 1950-х гг. до первой половины 1970-х гг. - на этом этапе автоматизация архивного дела была связана с не столько развитием технического и программного обеспечения, применяемого в архивах, сколько с бурным развитием информатики в нашей стране и ее влияние на историческую науку и архивоведение. Итогом этого этапа стало формулирование теоретических основ создания информационных систем, классификации документной информации в архивах, хотя практически автоматизация еще не оказала сколько-нибудь значительного влияния на развитие архивного дела.

3) Период второй половины 1970-х гг. - первой половины 1980-х гг. - этот этап был временем накопления эмпирического опыта в области создания локальных и межархивных автоматизированных информационно-поисковых систем - АИПС. Рост сфер применения автоматизированных систем в архивном деле связан прежде всего с эволюцией носителей информации (микропленки, магнитные ленты, карты, диски, бланки и др.) и технического обеспечения (электронно-перфорационные машины, ЭС ЭВМ, персональные компьютеры ПЭВМ), а так же с появлением специальных пакетов прикладных программ для АИПС. Значительное влияние на автоматизацию архивного дела в этот период оказал также процесс создания автоматизированных систем управления (АСУ) во всех отраслях хозяйства.

4) Период второй половины 1980-х - 1990-х гг. - этап связан с началом стихийной компьютеризации, сначала московских, а затем и местных государственных архивов. Лидерами этого процесса были НИЦ ТД СССР (РНИЦ КД), ВНИИДАД, ЦХИДК, ЦГАОР (ГАРФ) и другие архивы. В 90-е гг. в РФ законодательными и нормативными актами было введено в действие более 20 отраслевых автоматизированных систем делопроизводства и документации, создающих огромные массивы машиночитаемых (электронных) документов. Создание массивов электронных документов происходит также путем оцифрования источников на бумажных носителях в государственных архивах (с целью создания страхового фонда и фонда пользования), а также создания полнотекстовых баз данных. Кроме того, новые информационные технологии в области консервации и реставрации документов, создания страхового фонда и фонда пользования позволяют продлить жизнь ценным историческим источникам.

3. Организация внедрения информационных технологий в архивах

Осуществление информатизации архивной отрасли требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ.

Для оптимизации работ по информатизации важно, чтобы каждый государственный и муниципальный архивы и центр документации, органы управления архивным делом разработали обоснованную и реалистичную программу информатизации, то есть целостный и всесторонний план мероприятий, определяющий порядок и основные виды работ, проводимых архивными учреждениями, привлеченными сторонними организациями и специалистами. Программа должна согласовываться с общеотраслевыми проектами, а также с федеральными и региональными программами в сфере информатизации с целью обеспечения возможности вхождения в общее информационное пространство. В программе следует предусмотреть рациональное использование материальных и кадровых ресурсов: использование типового программного обеспечения, реализацию специальных проектов совместно с другими архивными и внеотраслевыми учреждениями и т.п.

Практика информатизации архивных учреждений показывает исключительную важность планирования и регулярного проведения на общеотраслевом и региональном уровнях семинаров сотрудников госархивов по овладению навыками работы с современным программным обеспечением, по вопросам проектирования БД, совещаний руководящих работников по вопросам организации работ по информатизации. Имеется потребность в организации учебно-методического центра, на базе которого проводились бы курсы по повышению квалификации, включающие в себя практические занятия, консультирование по внедрению и эксплуатации автоматизированных архивных технологий.

Крайне необходимо проведение мероприятий по согласованию стандартов описания и организации информационных массивов по всей цепочке движения документа с момента его создания: делопроизводство организации - архив организации - ведомственный архив - государственный и муниципальные архивы. В рамках автоматизации работы с организациями-источниками комплектования следует провести разработку единых технологий, обеспечивающих совместимость информационно-технологических решений, используемых в ведомственных, государственных и муниципальных архивах. Созданные в организациях материалы учетного характера должны стать органической частью баз данных по учету в государственных и муниципальных архивах без повторного ручного ввода сведений и существенной переработки данных в автоматизированном режиме. Указанный подход необходимо закрепить в специальных разделах договоров с организациями-источниками комплектования.

Следует повысить роль и активность базовых центров по информатизации, координированность их деятельности, превратить их в проводников прогрессивных информационных технологий в субъектах Федерации. Важно ввести в практику целенаправленные публикации в архивной периодике статей и обзоров по указанной проблематике, аналитических материалов, освещающих опыт автоматизации в отечественных и зарубежных архивных учреждениях. Полезна организация в телекоммуникационных сетях телеконференций по проблемам информатизации архивов.

По мере накопления архивных автоматизированных информационных ресурсов любого рода, расширения круга пользователе БД все более актуальными становятся проблемы защиты АИР от насанкционированного доступа, хищения и преднамеренного или неумышленного искажения. В настоящее время на повестке дня стоит организация ведения централизованных баз данных, и прежде всего - Центрального фондового каталога (ЦФК).Переведенный в автоматизированный режим ЦФК сможет выполнять как функции учетного характера, так и архивного справочника. Его сведения могут быть использованы при анализе состава АФ РФ, реализации планов использования, в работах по зарубежной архивной Россике, при воссоздания архивов, материалы которых были утрачены, для активного архивного сотрудничества со странами ближнего зарубежья.

Важнейшей мерой, направленной на повышение эффективности и интенсивности информатизации, является разработка нормативно-методической базы применения компьютерных технологий и включение ее в Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук.

4. Базы данных в архивном деле

В обязательные реквизиты базы данных, четкий перечень которой утверждается Росархивом, входят:

· название учитываемой базы;

· ее объем;

· характеристика содержания информации;

· перечень источников данных;

· крайние даты введенных документов;

· даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных;

· формат представления данных;

· правовой статус базы данных;

· полный перечень полей базы данных с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

Перечень реквизитов базы данных составляется сначала по всему архиву, затем -- по фонду, затем - по единице хранения, далее -- по отдельному документу. Его преемственность традиционным учетным и научно-справочным документам реализуется использованием их основных реквизитов. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответствии с ними. Возможно дублирование баз данных традиционными и машиночитаемыми документами. Оперативные внесения изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года.

Базы данных могут содержать:

· архивные документы;

· учетные документы;

· научно-справочный аппарат.

Это облегчает поиск необходимых документов в архиве.

Архивные документы вводятся в базу данных исходя из их наибольшей запрашиваемости потребителями или в результате выявления и введения их сотрудниками архива. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова -- термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными видами ключевых слов являются тематика, персоналии, география.

Результатами поиска документов в базе данных могут быть текстовый файл или распечатка текста документа.

Формой выдачи результатов поиска могут быть номера документов, библиографические описания, рефераты или полные тексты документов.

При выборе программ для базы данных наиболее приемлемой является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и архивов программа CPS/ISIS. Она позволяет:

· вводить новые записи в имеющиеся базы данных;

· модифицировать, корректировать, удалять имеющиеся записи:

· автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого доступа;

· осуществлять поиск записей по их содержимому;

· сортировать записи в любой последовательности, выдавать ихна дисплей и печатающее устройство в соответствии с требованиями пользователей;

· печатать электронные каталоги или указатели с глубиной сортировки до 4 уровней;

· развивать специализированные прикладные программы и подключать их к автоматизированным информационно-поисковым архивным системам, используя интегрированные средства программирования.

В архивном деле в основном применяется технология баз данных, а также другие информационные технологии (сканирование документов, сетевые технологии и т.д.). Среди автоматизированных архивных технологий количественно преобладают базы данных простейшей структуры на большие однородные массивы данных. Однако ААТ позволяют значительно усовершенствовать работу архивиста в области каталогизации, учета и использования архивных документов. Кроме того, в целом, можно заметить, что по каждому направлению существует несколько программных продуктов, выполненных различными разработчиками на разных оболочках. Так, например, БД “Архивный фонд”, “Фондовый каталог” (Росархив), а также разработанные ВНИИДАД базы данных “Паспорт архива”, “Учет фондов”, “Аннотация фондов”, “Учреждения - источники комплектования”, “Учет исполнения запросов”, “Читальный зал”, “Физическое состояние документов” и др.

При этом можно заметить, что типовые БД, разработанные ВНИИДАД ориентированы на фонды и дела, архивы же более активны в создании тематических БД на уровне документа. Все базы данных, создаваемые в архиве, условно разделяются на учетные и информационно-поисковые. Эти две категории баз данных различаются структурой, методикой создания, применяемым программным обеспечением.

Учетные базы данных служат для обработки статистических массивов - учета документов и дел в архиве, учета использования, контроля за обеспечением сохранности и т.д.

Учетные базы данных в архиве учреждений предназначена для определения количества документов в единицах учета (единица хранения) и обеспечения сохранности документов при выдаче их во временное пользование в структурные подразделения. Учетные БД могут создаваться по функциональному или интеграционному (многофункциональному) принципу. По функциональному принципу создаются базы данных для учета документов и дел, контроля за наличием и состоянием дел, учета использования, учета источников комплектования и т.д. Интеграционный принцип предполагает создание единой системы, реализующей функции учета и информационного поиска документов. Такие информационные системы существуют в государственных архивах. Государственный и муниципальный архивы ведут учет всех созданных БД в виде базы данных их описаний (например, «Архивный фонд», «Фондовый каталог субъекта Федерации»).

Информационно-поисковые базы данных служат для создания и ведения таких архивных справочников, как архивные описи, сводные номенклатуры дел, каталоги, картотеки, а также для совершенствования процессов информационного поиска в архиве.

Создание автоматизированной информационно-поисковой системы архива является наиболее сложной задачей.

В архивах учреждений РФ существуют информационно-поисковые системы (ИПС) трех типов:

1) Использование в качестве поисковой базы данных информационного массива, созданного в делопроизводстве (на основе электронной контрольно-регистрационной картотеки);

2) Создание единой интегрированной информационно-поисковой базы данных для всех систем документации в делопроизводстве и архиве учреждения;

3) Создание отдельной информационной базы (систем) в делопроизводстве или архиве организации.

Однако пока не создана ни одна информационно-поисковая система, раскрывающая содержание документов, приемлемая для большинства архивов (типовая электронная опись, типовой систематический каталог). Эту задачу должна решить новая версия отраслевой программы «Архивный фонд».

Успешное функционирование информационно-поисковой системы во многом зависит от правильной организации ее внедрения в архиве. Разработка и внедрение базы данных осуществляется в несколько этапов:

1) Изучение делопроизводства и документооборота организаций ведомства или направления работы архива, которое подлежит компьютеризации.

2) Разработка технического задания. На этом этапе приоритетное значение имеет доскональное знание проектировщиками правил и норм отечественного делопроизводства и архивного дела, а также знание основ технологии баз данных.

3) Поиск подходящего под определенную задачу программного продукта и фирмы - системного интегратора. Здесь имеют значение не только затраты на программное обеспечение и технику, но и надежность выбранного вами приложения, солидность фирмы.

4) Заключение договора, к которому прилагается техническое задание. В договоре обязательно следует предусмотреть конвертирование данных в новые версии программы, поддержку «горячей линии», состав документации - сопровождение к программному обеспечению, обучение специалистов и т.п.

5) Создание, установка, адаптация программы осуществляется программистом или фирмой - системным интегратором - на основе технического задания

6) Сертифицирование и регистрация программного продукта

7) Поддержка и обслуживание системы

При выборе программного обеспечения предпочтение должно отдаваться комплексным автоматизированным интегрированным системам, соответствующим отечественным и международным стандартам, ориентированным на непрерывную модификацию и развитие, что позволит снизить расходы на интеграцию различных локальных систем, их эксплуатацию и сопровождение. Выбор фирмы - системного интегратора - следует проводить на конкурсной основе, с учетом анализа внедренных разработчиком действующих отраслевых систем, стабильности его положения на рынке, качества разработок. Обязательным условием является наличие у разработчика лицензии на создание информационных систем в соответствии с международными стандартами качества. Целесообразно заключения с фирмой - системным интегратором - договора о долговременном сотрудничестве.

Таким образом, архивист может выступать в роли разработчика программ и эксперта программного продукта. Он должен быть способен оценить достоинства и недостатки программы с точки зрения архивных технологий, внести предложения по ее совершенствованию.

5 . Архивные документы на нетрадиционных носителях

Динамичное развитие и смена поколений компьютерной техники привели к тому, что сегодня уже практически невозможно прочесть некоторое материалы, созданные 5-10 лет назад, если они не были своевременно переведены на современные носители в форматно независимом виде. Специфика ДМН, взаимозависимость и сложность указанных проблем выдвигают необходимость разработки и осуществления специальной программы, предусматривающей проведение научных исследований, создание нормативно-методической базы по работе с ДМН, организации специализированных архивных учреждений или подразделений, укомплектованных квалифицированным персоналом, создание адекватной технической и программной базы. Необходимо провести обследование создаваемых ДМН, не имеющих копий или аналогов на традиционных носителях, определить используемое программное обеспечение, применявшиеся форматы представления данных, лингвистическое обеспечение. Следующим этапом должно стать определение номенклатуры ДМН, принимаемых на государственное хранение, критериев и порядка проведения экспертизы ценности документов. Следует найти принципиальные подходы к решению этих вопросов, поскольку решение по аналогии с документами на традиционных носителях повлечет за собой комплектование множеством разнородных материалов с неопределенной перспективой их использования. Предварительный анализ показывает, что в этом случае предстоит значительная работа по созданию специфического справочного аппарата к полученным материалам, включающего описание ПО, информационного массива, лингвистического обеспечения, документов вспомогательного характера. Обеспечение сохранности в этом случае сведется в основном к периодическому копированию всей информации, записанной на единичном носителе, проблему же чтения информации пользователь должен решать самостоятельно.

Анализ научных и экспериментальных исследований за рубежом показывает, что в области информационных технологий все более отчетливой становится перспектива перехода к цифровым методам создания фонда пользования и страхового фонда, при одновременном расширении доступа к архивным материалам по теле-коммуникационным системам. В качестве носителя оцифрованной информации выступают оптические диски (ОД), на современном этапе являются наиболее емким и сравнительно дешевым средством хранения информации, долговечным и удобным в использовании.

5.1 Электронный документооборот и его особенности применения в архиве

Конец ХХ века ознаменовался стремительным развитием компьютерных технологий и вступлением развитых стран в эпоху электронной документации. Давно стали привычными такие понятия, как система управления базами данных, автоматизированная информационно-поисковая система, электронные системы управления предприятием и документооборотом.

В условиях бурного развития компьютерных технологий происходит переход аналоговой техники прошлого к электронной цифровой техники будущего.вместе с тем, несмотря на быстрое увеличении доли цифровых документов в обще объеме документации, значительное число архивов еще не принимает сегодня электронные документы на постоянное хранение.

В настоящее время в России многие службы, банковские и финансовые учреждения принимают первичную информацию только на магнитных носителях. Электронные документы стали реальностью. Они приобретают все большее значение в информационном обеспечении общества и со временем станут основными источниками информации при решении многих практических и научных задач.

6. Программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений

К типовому ПО для госархивов и центров хранения документации относится программное обеспечение для БД по работе с учреждениями-источниками комплектования, по учету архивных документов и контролю за их сохранностью, по учету использования документов архива; для органов управления архивным делом - ПО для баз данных "Фондовый каталог", "Паспорт архива". Все перечисленные БД связаны с ключевой базой данных либо непосредственно в процессе их функционирования, либо по характеру и форматам общей для БД информации.

Ближайшие перспективы информатизации диктуют не только необходимость создания типового ПО для госархивов, но и взаимосвязанных комплексов типового ПО для архивных учреждений разного уровня в цепочках "госархив - орган управления архивным делом субъекта Федерации - Росархив", "федеральный архив - Росархив".

Заключение

Использование информационных технологий в архивном деле становится все более разнообразным, они постепенно проникают во все направления архивных работ, превращаясь из экзотики в привычную, неотъемлемую и все менее выделяющуюся часть архивной повседневности.

Тема курсовой работы изучена и раскрыта, так как в ней полностью рассмотрены поставленные цели и задачи.

Итак, в работе были рассмотрены:

Понятия информатизации и архивного дела;

Объекты и цели информатизации архивного дела;

Принципы и направления информатизации;

Организация внедрения информационных технологий в архив;

Основные этапы информатизации архивного дела в нашей стране;

Значение электронного документооборота и его особенностей применения в архиве;

Базы данных в архивном деле;

Архивные документы на нетрадиционных носителях;

Программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений.

А также изучены перспективы внедрения информационных технологий в архивных учреждениях.

Список литературы

Законодательная литература:

· Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98. - М., 1998.

· Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук (утверждены приказом Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007г. №19)

· Основные правила работы архивов организаций. -- М., 2002.

Основная литература:

· Тельчаров А.Д. Архивоведение. Конспект лекций. - М., 2005

· Алексеева Е.В. Учебник для начального - профессионального образования.-М., 2006.

· Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Под редакцией В.П. Козлова. Архивоведение. М.: ПрофОбрИздат, 2002.-272 с.

Периодическая литература:

· Афанасьева Л.П. Информационные технологии в архивах: комплектование и экспертиза ценности документов // Архивное дело.- 2004.-№ 2.-С:89-90

· Афанасьева Л.П. Информатизация архивного дела: организация и управление//Секретарское дело.-2004.-№ 3.-С:89-98

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Административный аспект развития отечественного архивного дела в 90-е годы, сущность и направления архивных реформ. Состав архивных учреждений субъектов Российской Федерации, их особенности и задачи функционирования. Проблемы рассекречивания документов.

доклад , добавлен 28.11.2010

Краткая история архивоведения, законодательство об архивном деле. Состав Архивного фонда Российской Федерации и включение в него документов, защита права собственности на архивные документы. Правила комплектования, хранения и учета архивных документов.

методичка , добавлен 17.12.2009

Общие понятия об архивах и Архивном фонде. Состав и структура Архивного фонда РФ. Классификация, порядок комплектования, хранения, учёта и использования документов архива. Понятие архива электронных документов и проблемы обеспечения их сохранности.

курсовая работа , добавлен 01.09.2008

Нормативно-методические документы, регламентирующие организацию электронного документооборота. Назначение, цели и задачи данной системы делопроизводства. Проблемы, правовое обеспечение и перспективы развития ЭД. Принципы хранения электронных документов.

курсовая работа , добавлен 13.10.2013

Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве. Принципы внедрения электронного документооборота в организации. Автоматизированный контроль исполнения документов. Анализ системы автоматизации делопроизводства и документооборота "Дело".

реферат , добавлен 23.09.2010

Понятие об архивном фонде, виды архивных фондов. Состав, структура, комплектование архивной коллекции. Экспертиза ценности документов архивных коллекций. Систематизация документов и формирование единиц хранения. Примеры формирования архивных коллекций.

курсовая работа , добавлен 05.09.2008

Понятие архивных фондов и архивных документов. Их значимость в деятельности организации. Уровни организации архивных фондов и архивных документов. Научные принципы организации документов на уровне Архивного фонда страны. Состав документов архива.

курсовая работа , добавлен 15.02.2015

Специальные средства хранения и перемещения документов и их сохранность. Порядок выдачи дел из хранилища и поверка их наличия. Обеспечение сохранности архивных документов. Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации.

курсовая работа , добавлен 19.04.2016

Основные этапы и принципы учета, его виды (централизованный и внутренний). Проверка наличия и состояния документов как основной тип работы в архивах. Автоматизированная система учета уникальных документов Архивного фонда РФ и обеспечения их сохранности.

курсовая работа , добавлен 12.01.2014

Нормативная регламентация деятельности архивного отдела, его организационные и функциональные взаимосвязи. Выявление источников комплектования архивного отдела, оценка эффективности его работы в сфере хранения, учета и использования архивных документов.

Введение

Современное общество характеризуется высоким уровнем развития информационных и телекоммуникационных технологий и их интенсивным использованием гражданами, бизнесом, общественными организациями и органами государственной власти; повсеместным внедрением в государственном масштабе систем электронного документооборота (в том числе межведомственного), переводом в электронный вид государственной учетной деятельности, а также созданием и развитием специальных информационных систем обслуживания запросов населения и организаций.

Эти приоритетные направления информатизации общества влекут за собой необходимость формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры архивных учреждений, выполняющих важные общественные и государственные функции, именно поэтому чрезвычайно актуальной является тема информатизации архивов.

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов. В ходе этого процесса необходимым остается выполнение задачи сохранения и защиты архивов.

Рассмотрим основы, принципы, цели и объекты информатизации архивов, а также направления и перспективы развития этого процесса.

Особенности процесса информатизации архивов

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Объектами информатизации являются:

ь комплектование архива;

ь экспертиза ценности документов;

ь создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

ь учет документов архива и контроль за их сохранностью;

ь создание страхового фонда и фонда пользования документами;

ь информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

ь контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

Основные цели информатизации:

ь развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ путем избавления труда архивиста от рутинных операций и повышения точности и оперативности учета

ь создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

ь формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраолевого уровня.

ь повышение исполнительской дисциплины, скорости и точности поиска документной информации при исполнении запросов по архивам;

ь обеспечение сохранности документов -- создание страхового фонда и фонда пользования на нетрадиционных носителях путем оцифровывания архивных документов (сканирования).

Основные направления информатизации:

ь организация учета документов Архивного фонда РФ;

ь учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

ь совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;

ь формирование страхового фонда и фонда пользования;

ь проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;

ь автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

Принципы информатизации:

ь преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

ь преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;

ь системность в реализации технологических и информационных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплекса, единой базы данных в масштабе Росархива;

ь внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;

ь взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Проблема информатизации архивной отрасли не нова. В 1995 г. Росархивом была разработана и утверждена Концепция информатизации архивного дела России, в целях практической реализации которой в 1996 г. была принята Программа информатизации архивного дела России (1997--2000 гг.). Эта программа определяла конкретные направления работ, их содержание, исполнителей и сроки проведения по следующим направлениям деятельности: научные и методические работы по проблемам информатизации архивного дела России, кадровое обеспечение, организационные и практические работы. В результате реализации направлений этой программы была начата разработка и внедрение программного комплекса "Архивный фонд", начал функционировать Интернет-портал "Архивы России", проводилось обеспечение компьютерной техникой архивной отрасли.

Внутриархивные БД учетного характера повышают точность сведений и оперативность информирования об объемах и состоянии архивных документов, служат основой создания автоматизированных фондовых каталогов, различных указателей, списков учреждений-источников комплектования и т.п., в том числе межархивного и общеотраслевого уровня.

Создание комплекса БД по материально-техническому, кадровому и финансовому состоянию федеральных архивов и использование экспертных систем дает возможность повысить обоснованность и эффективность управления и планирования, контроля за реализацией принимаемых решений.

Создание автоматизированного научно-справочного аппарата, баз данных, содержащих электронные копии документов, развитие телекоммуникационных систем улучшит обеспечение пользователей архивной информацией, позволяет более оперативно решать вопросы информационного обмена между архивными учреждениями, способствовует укреплению взаимодействия архивных учреждений с федеральными и региональными органами государственной власти.

Работы по автоматизации средств поиска архивной информации начались в архивных учреждениях СССР в конце 70-х годов. Была разработана концепция, включившая в себя следующие положения: обоснованной является лишь компьютеризация поиска архивных документов, относящихся к выборочным тематическим комплексам, имеющим особо важное общественно-политическое и народнохозяйственное значение, а также документов, которые наиболее часто запрашиваются исследователями; ввод в систему сведений обо всех архивных документах является слишком дорогим и требует больших трудовых затрат; наиболее целесообразно создание межархивных баз данных. Было принято решение о поэтапном вводе в автоматизированную систему сведений о документах, хранящихся в государственных архивах СССР, на уровне фонда.

В соответствии с этой концепцией была разработана многофункциональная автоматизированная информационно-поисковая система для ряда тематических комплексов архивных документов, которая предназначалась для оперативного справочно-информационного обслуживания потребителей архивной информации, а также для подготовки автоматизированным способом архивных справочников.

В Автоматизированную систему научно технической информации (АСНТИ по документам ГАФ СССР), реализованную на ЕС ЭВМ, вошли около 70 тыс. описаний документов архивов на уровне фонда; базы данных четырех тематических комплексов на начало 1990 г. включали в себя 176 тыс. описаний архивных документов.

Ведение указанных БД позволило накопить значительные информационные массивы в электронном формате, большая часть которых в дальнейшем была переведена на ПЭВМ; к настоящему времени они включают в себя около 250 тыс. записей.

· обеспечение сохранности и государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ);
· комплектование АФ РФ и экспертиза ценности документов;
· научно-информационная деятельность архивов, использование и публикация документов АФ РФ;
· организационно-методическое руководство и контроль за работой государственных и ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений.

Пятым направлением информатизации является автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений. Автоматизированные технологии служат инструментом информационного обеспечения руководства госархивами, анализа их деятельности, состояния архивного дела в регионах. Использование средств ЭВТ и специализированного ПО способствует сокращению трудоемкости и повышению эффективности работ, связанных с управлением архивом. Отдельные задачи имеют локальный характер (управление кадрами, бухгалтерский учет и др.), другие ("Паспорт архива" и т.п.) - реализуются в увязке с задачами, выполняемыми в рамках иных направлений.

Информатизация архивного дела РФ базируется на следующих основных принципах:

· преемственность по отношению к традиционно сложившейся системе государственного учета и НСА к документам АФ РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;
· преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий: каждая последующая версия технологии определенного типа позволяет использовать информационные ресурсы, накопленные в рамках предыдущей версии;
· системность в реализации технологических и информационных решений как одного архивного учреждения, так и группы архивных учреждений: ААТ представляют собой программно-технический комплекс, обеспечивающий рациональное функционирование связанных баз данных;
· внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивных учреждений;
· сопряженность с информационными системами учреждений-источников комплектования и учреждений, являющихся постоянными потребителями архивной информации, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Подобные документы

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

1.1 Объекты и цели информатизации

1.2 Принципы и направления информатизации

2. История информатизации

3. Организация внедрения информационных технологий в архивах

4. Базы данных в архивном деле

5 . Архивные документы на нетрадиционных носителях

5.1 Электронный документооборот и его особенности применения в архиве

6. Программное обеспечение по основным видам деятельности архивных учреждений

Подобные документы

Введение

Особенности процесса информатизации архивов

Skype Portable скачать бесплатно русская версия

Как поменять расширение файла

Создание семантического ядра веб-ресурса

Безлимитные тарифы Билайн – ваша мобильная свобода

Рубрики